Prawo dopuszcza anulowanie wystawionej faktury, ale nie przewiduje bezpośrednich przepisów regulujących. Oparte jest na wytycznych i interpretacjach organów podatkowych, a także na orzecznictwie sądów administracyjnych. Warto jednak wiedzieć w jakich sytuacjach, można wycofać dokument.
Dlaczego warto anulować wystawioną fakturę?
Kiedy transakcja nie doszła do skutku lub wystąpiły błędy, warto rozważyć anulowanie wystawionej faktury, z poniższych powodów:
- Uniknięcie obowiązków podatkowych – jeżeli faktura zostanie wprowadzona do ewidencji księgowej, przedsiębiorca musi zapłacić podatek VAT, nawet jeśli dostawa towarów nie miała miejsca. Anulowanie faktury pozwala uniknąć rozliczenia podatku VAT.
- Ograniczenie biurokracji – anulowanie wystawionej faktury jest prostsze niż wystawienie korygującej, ponieważ zachodzi konieczność dokładnego udokumentowania zmian, a także przesłania jej do odbiorcy. Nie trzeba też prowadzić dodatkowej dokumentacji.
- Zapobieganie błędom w ewidencji – kiedy w fakturze jest błąd,np. wpisano nieprawidłowo dane nabywcy, kwoty itd, warto ją anulować, by uniknąć wprowadzenia niewłaściwych danych do systemu księgowego.
- Rozwiązanie problemu – unieważnienie dokumentu sprawia, że nie trzeba angażować kontrahenta ani sporządzać dodatkowych dokumentów. Jest to wygodniejsze i bardziej efektywne. rozwiązanie, bo nie wymaga wysłania i akceptacji drugiej strony.
- Kontrola skarbowa – anulowanie faktury, gdy transakcja nie doszła do skutku, zabezpiecza przedsiębiorcę przed ewentualnymi problemami podczas kontroli skarbowej. Jeżeli zostanie uwzględniona w ewidencji podatkowej, organ uzna, że należy zapłacić podatek VAT.
Jeśli jest taka możliwość, warto wycofać fakturę, by uniknąć zbędnych formalności.
Jak anulować wystawioną fakturę?
Najpierw, trzeba się upewnić, że faktura nie została przekazana odbiorcy, a transakcja, której dotyczy, nie doszła do skutku. Na oryginale i kopii dokumentu trzeba umieścić adnotację „Anulowana”. Można dodać krótką informację o przyczynie anulowania, np. „Transakcja nie doszła do skutku” lub „Błędnie wystawiona faktura”. Dokument powinien zawierać datę wycofania oraz podpis osoby uprawnionej i nie jest wprowadzany do systemu księgowego i do ewidencji podatkowej, np. JPK.
Oryginał i kopię trzeba przechowywać , by w razie kontroli skarbowej mieć dowód na to,, że faktura została wystawiona, ale nie rozliczona. Nie ma potrzeby informowania kontrahenta o tym fakcie, o ile nie otrzymał faktury. Jeśli jednak została już dostarczona, trzeba wystawić fakturę korygującą..
Anulowanie wystawionej faktury– przechowywanie w dokumentacji
Unieważnionej faktury nie można zniszczyć, ponieważ jest istotnym dokumentem dla kontroli skarbowej. Organy podatkowe mogą zażądać wyjaśnień dotyczących transakcji. Trzeba ja przechowywać, tak jak nakazują przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów. Takiej faktury nie wolno zniszczyć, ponieważ nie będzie zgadzała się numeracja, co wzbudzi podejrzenia kontrolerów skarbowych. Może się to wiązać z poważnymi konsekwencjami.
Brak takiego dokumentu traktuje się jako naruszenie obowiązków w zakresie prowadzenia dokumentacji księgowej. Kontrola uzna to za nieprawidłowość, co skutkuje karami finansowymi. Dodatkowo, wzbudzi podejrzenia organów skarbowych, że przedsiębiorca próbuje ukryć dochody lub manipulować dokumentacją, co może prowadzić do naliczenia podatku przez urząd skarbowy na podstawie innych dostępnych danych. US będzie wymagał zapłaty należności, pomimo tego, że transakcja nie miała miejsca. Wszystkie anulowane faktury muszą być opisane i przechowywane przez wymagany okres, nawet gdy nie wpływają na bieżące rozliczenia podatkowe.
AM
