Koszty prowadzenia sklepu internetowego są niższe niż sklepu stacjonarnego, ale zawsze warto je zmniejszyć, by stać się konkurencyjnym na rynku. Platformy e-commerce walczą ze sobą o klientów, ponieważ inflacja spowodowała, że ograniczają zakupy. Odbiorcy poszukują tańszych produktów, więc niższe marże zachęcają do ich zamawiania.
Jak zmniejszyć koszty prowadzenia sklepu internetowego?
Właściciele sklepów internetowych poszukując oszczędności, wprowadzanie ograniczeń dla pracowników, jest zwykłą desperacją. Zdarza się, że wprowadzają zakaz używania czajników, by zaoszczędzić na prądzie. Niektórzy wycofali darmową kawę i herbatę, a nawet środki czystości, by podwładni przynosili produkty z domów. Takie informacje pojawiają się czasami w mediach. Tego typu pomysły ograniczą wydatki, ale niw wpłyną znacząco na niższe koszty prowadzenia sklepu internetowego. Najwięcej pieniędzy ucieka przez błędy organizacyjne, które mogą dotyczyć podstawowych procesów, jakimi są: magazynowanie, pakowanie i transport. Wprowadzanie zmian, pozwala obniżyć koszty nie o 1-2 %, ale 20-30 procent, a nawet i więcej. To pozwala z kolei na wprowadzanie promocji, co ułatwia pozyskanie klientów.
Oszczędności na opakowaniach
Koszty prowadzenia sklepu internetowego dotyczą opakowań. Niemal każdy klient zamawiający towar zwrócić uwagę, że bardzo często małe przedmioty dostarczane są w dużych pudełkach. Na szczęście, kartonowe opakowania coraz rzadziej owijane są wieloma warstwami folii stretch, ale w środku wciąż można znaleźć nadmiar folii bąbelkowej czy też plastikowych woreczków. Uzupełnienia znajdują się nawet tam, gdzie nie ma potrzeby szczególnie chronić towaru.
Ekologiczne pakowanie towaru nie musi być droższe. Zamiast folii można z powodzeniem użyć ścinków papieru. Kartony powinny być też dopasowane do rozmiarów zamówień. Mniejsze pudełka zajmują mniej miejsca do przechowywania i pozwalają ograniczyć wypełniacze. Dzięki takim opakowaniom zmieści się więcej paczek w jednym transporcie. Niższy będzie ślad węglowy związany z dostawą. Taka zmiana pomnożona przez ilość kartonów wysyłanych rocznie do klientów, przekłada się na duże oszczędności.
Oszczędności na magazynowaniu
Pieniądze w e-sklepie uciekają przez palce w magazynie. Firma korzystająca z własnej przestrzeni do przechowywania towarów powinna sprawdzić, czy jest maksymalnie wykorzystana. Jeśli jest zbyt duży metraż, może się okazać, że sklep nie potrzebuje tak dużego pomieszczenia, więc może wydzierżawić część powierzchni. Jeśli natomiast wynajmuje lokal na magazyn, warto zrezygnować z dużego magazynu, by zmniejszyć koszty prowadzenia sklepu internetowego. Odpowiednia organizacja przynosi oszczędności.
Wiele zależy od szerokości alejek, ale też od tego, czy towar jest składowany pod sam dach. Dobrze zorganizowany magazyn wykorzystuje w 100% przestrzeń, nie ma pustych miejsc. Dodatkowe oszczędności można uzyskać, wymieniając tradycyjne oświetlenie na energooszczędne żarówki LED. Biorąc pod uwagę rosnące ceny energii elektrycznej, w skali całego roku, zmiana może być znacząca.
Wynajem magazynu czy współpraca z firmą logistyczną?
Koszty prowadzenia sklepu internetowego zawsze trzeba przekalkulować. Warto przeliczyć, co jest bardziej opłacalne: wynajmowanie magazynu i zatrudnianie pracowników czy współpraca z firmą logistyczną. Różnica może być znacząca, ponieważ u operatora logistycznego nie trzeba wynajmować konkretnego obiektu na składowanie towarów, ale miejsce w magazynie, w którym przechowywane są wyroby z wielu firm. Opłaty zależą od wielkości przestrzeni. Jeśli sklep potrzebuje okresowo mniejszej powierzchni płaci mniej, natomiast gdy zapotrzebowanie na miejsce się zwiększa, uiszcza wyższą kwotę.
Właściciel sklepu e–commerce nie musi zatrudniać pracowników do przeprowadzania operacji, bo wykonuje je zespół firmy logistycznej. Koszty obsługi dzielone są na wielu klientów biznesowych. Jak mówi Urszula Rąbkowska z firmy XBS Group, w naszym magazynie na 1 m2 przypada 1,6 palety, podczas gdy standardowy przelicznik to 1:1. Aby maksymalnie wykorzystać dostępną przestrzeń, dbamy o wąskie alejki w magazynach i wykorzystujemy miejsca składowania różnej wielkości.
Oszczędzanie na transporcie
Jeśli chodzi o transport, sprawa jest bardziej skomplikowana. Firmy w różny sposób przewożą towar. Transportem paczek z magazynu do klientów przeważnie zajmują się firmy kurierskie, ale wcześniej trzeba je przywieźć do magazynu z hurtowni lub od producenta. Jeśli firma sama transportuje towar, ma okazję zaoszczędzić, unikając przejazdów „na pusto”. Przestrzeń ładunkowa samochodu dostawczego może być w pełni wykorzystywana, jeśli opakowania zostaną odpowiednio dopasowane.
Druga sprawa to łączenie przejazdów. Kiedy towar jest przewożony z Łodzi i Poznania do Warszawy, zamiast wykonywać dwa kursy, lepiej zaplanować łączoną trasę. Operatorzy logistyczni mają w tej kwestii większe możliwości, ponieważ rozdysponowują więcej towaru, organizując transport w bardziej ekonomiczny sposób. Jeśli jednym pojazdem przewożone są ładunki dla różnych e-sklepów, koszty transportu dzielone są na wszystkich klientów.
Oszczędzanie dzięki integracji
W małych sklepach e–commerce wykonuje się mnóstwo niepotrzebnej pracy, która jest związana z ręcznym kopiowaniem i przenoszeniem tych samych danych pomiędzy wieloma systemami. Przykładowo, dane z zamówienia trzeba przekopiować do firmy kurierskiej. To zajmuje pracownikom wiele czasu, który mogą przecież wykorzystać bardziej efektywnie. Jeśli poszczególne systemy będą ze sobą zintegrowane, niektóre sklepy mogą zmniejszyć zespół.
Integracja może obejmować: sklep internetowy, konta na platformach sprzedażowych np. Allegro oraz w firmach kurierskich. Możliwa jest także integracja z systemem operatora logistycznego. Dzięki temu serwis uzyskuje na bieżąco informacje, w jakim miejscu znajduje się aktualnie każdy produkt, podczas drogi od hurtowni/producenta przez magazynowanie do odbioru przesyłki przez konsumenta. Jeśli klient zwraca towar czy wysyła go do naprawy w ramach gwarancji, również jest możliwość śledzenia. Pracownicy witryn sklepowych mogą składać zamówienia na towary w naszych magazynach, np. przez aplikację na smartfonie czy komputerze – mówi Urszula Rąbkowska. W systemie mamy zdjęcia, komentarze, dane logistyczne, statusy doręczeń, mapy i oś czasu.
Oustourcing może być opłacalny
Wiele sklepów online, szczególnie małych i średnich, przekazuje praktycznie całą swoją logistykę firmie zewnętrznej, ponieważ liczą na oszczędności. Koszty prowadzenia sklepu internetowego mogą być niższe, kiedy wszystkie produkty e-sklepu znajdują się w jednym magazynie, w większości usługi realizuje firma logistyczna. Odchodzi przekazywanie towaru pomiędzy różnymi podmiotami oraz używanie wielu programów od różnych dostawców do obsługi przepływu tych samych wyrobów.
Kiedy sklep zamawia towar u dostawcy jest on dostarczany do magazynu firmy logistycznej i można status produktu w sklepie zmienić na „dostępny”. Gdy wpłynie zamówienie serwis przekazuje do realizacji, a operator logistyczny pakuje i wysyła towar do klienta. Firma logistyczna może świadczyć usługi dodatkowe na rzecz e-sklepu: tworzenie zestawów z produktów, dodawanie ulotek/gratisów do przesyłek, wystawianie faktur w imieniu platformy. Firma e-commerce może zmniejszyć wydatki, bez konieczności wprowadzania ograniczeń dla pracowników.
Marcin Pietraszek
